Pentingnya Pengorganisasian Dalam Bisnis

Suatu hari, kacamata saya rusak, sehingga saya harus mendatangi salah satu optik langganan saya. Satu jam menunggu proses perbaikan, saya memilih duduk-duduk sembari memandangi koleksi kaca mata yang ada. Pada saat itu, seorang lelaki setengah baya datang, dan berbicara pada kasir optik. Kasir tersebut buru-buru membuka laci, menghitung segepok uang, dan disetorkan ke si bapak. Setelah bapak itu pergi, saya bertanya ke kasir, siapa bapak itu? Si bos, kata kasir. Owner dari optik tersebut.

“Jadi, bapak itu sendiri yang menarik uang hasil penjualan kacamata di optik-optiknya?” tanya saya, agak kaget. Si kasir mengangguk. Katanya, si bapak setiap hari akan berkeliling ke optic-optiknya, mengambil hasil penjualannya. Lumayan, pikir saya. Optik si bapak jumlahnya puluhan. Namun, diam-diam saya geleng-geleng kepala. Taruhlah jumlah optik milik si bapak ada 30, dan masing-masing punya 3 karyawan, berarti ada 90 karyawan. Dan, dia melakukan sendiri aktivitas yang sedemikian teknisnya. Efesienkah? Efektifkah?

* * *

Apa yang salah dari kasus tersebut? Nggak ada! Suka-suka si bapak, dong, mau memimpin usahanya dengan cara seperti apa. But, ingat ya… dalam  sebuah organisasi/perusahaan, kita mengenal apa yang disebut dengan 6M, yakni man, money, method, material, machine dan market. Akan tetapi, dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, permasalahan yang dihadapi oleh manajemen bukan hanya terdapat pada bahan mentah, alat-alat kerja, mesin, uang dan lingkungan saja. Sumber Daya Manusia memegang peranan penting dalam mengendalikan aspek-aspek lainnya. Dan, makin besar sebuah perusahaan, makin banyak karyawan yang bekerja di dalamnya, sehingga permasalahan manusianya pun semakin banyak dan kompleks (Rivai & Sagala, 2013: 1). Karena itu, pengelolaan SDM sehingga bisa berfungsi secara produktif, efektif dan efisien sangatlah penting.

Dalam manajemen, SDM perlu digerakkan lewat sebuah organisasi. Akan tetapi, organisasi sendiri adalah sebuah alat atau wadah yang statis, sehingga perlu digerakkan dengan mekanisme pengorganisasian, yang oleh Hasibuan (2006: 118) didefinisikan sebagai “suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan berbagai macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.”

Kita mengenal berbagai tipe organisasi berdasarkan struktur organisasinya, antara lain:

1.       Organisasi Lini, yakni organisasi di mana manajer puncaknya dianggap sebagai sumber semua wewenang. Semua keputusan dan tanggung jawab berada pada satu tangan, dan tiap anggota hanya mengenal satu pimpinan langsung yang membawahinya (Saydam, 1993:92).

2.       Organisasi Staf, merupakan salah satu bentuk organisasi yang tidak mempunyai garis komando ke bawah. Para karyawan hanya berfungsi sebagai pemberi bantuan kepada  pimpinan puncak untuk kelancaran tugas. Organisasi bentuk staf merupakan organisasi sederhana. (Saydam, 1993:94).

3.       Organisasi Lini dan Staf, merupakan organisasi yang menggabungkan antara lini dan staf. Disebut organisasi garis dan staf disebabkan karena disamping adanya otoritas garis yang menjadi saluran perintah, ada juga otoritas staf. (Sukarna, 1992:70).

4.       Organisasi Fungsional, menurut Hardjito (2001:35) organisasi fungsional adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat hubungan yang tidak terlalu menekankan kepada hierarki struktural, akan tetapi lebih banyak didasarkan pada sifat dan jenis pekerjaan yang akan dilakasanakan. Pada organisasi ini, menurut Hasibuan (2001: 156) pembagian kerja merupakan  masalah yang mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh, karena didasarkan pada spesialisasi masing-masing orang dalam organisasi.

5.       Organisasi Lini, Staf dan Fungsional. Organisasi memadukan tiga jenis organisasi sekaligus, yakni lini, staf dan fungsional. Hasibuan (1996:73) mengatakan bahwa gabungan dari ketiga jenis organisasi ini mengakibatkan struktur organisasi menjadi kompleks dan banyak dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar. Selain susunan hirarki yang tegas, pembagian tugas yang baik dan bantuan staf sangat penting diterapkan dalam perusahaan tipe ini.

* * *

Dilihat dari tipe organisasi, menurut Anda, si bapak pemilik optik tersebut masuk dalam kategori apa? Pertama? Ya, mungkin lebih mirip ke organisasi lini, satu manajer membawahi semua aktivitas bawahan. Sangat flat. Tetapi, kalau menurut saya, sih, organisasi lini saja belum. Karena, si bapak masih mengerjakan tugas yang semestinya tak perlu dia kerjakan hehe. Mungkin, si bapak perlu belajar, bagaimana sih, sebuah organisasi berjalan.

Untuk mendeskripsikan bagaimana tugas, kewenangan, dan hubungan kerja dan kontrol terhadap orang di dalamnya dalam bertindak dan berkoordinasi untuk mencapai tujuan yang dinyatakan, biasanya organisasi digambarkan dalam sebuah chart yang disebut dengan Struktur Organisasi (Santoso, dkk., 2013: 23). Struktur organisasi merupakan sebuah konsep abstrak yang menunjukkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa yang melakukan tugas tugas yang telah ditentukan dan mekanisme koordinasi formal serta pola interaksi dalam organisasi.[1]

Pentingnya struktur organisasi yang berjalan dengan efektif dan efisien telah diterima luas di semua kalangan. Menurut Gibson dkk. (1997), sejarawan bisnis menyebut bahwa tahun 1980-an sebagai era reorganisasi. Untuk bisa menjadi bersaing secara efektif dalam pasar, perusahaan-perusahaan besar di Amerika Serikat banyak melakukan reorganisasi.[2] Ini menunjukkan bahwa struktur organisasi yang berjalan secara efektif dan efisien, ternyata sangat berpengaruh terhadap kesuksesan sebuah organisasi. Karena, menurut Santoso dkk (2013: 24-25), sebuah organisasi dikatakan efektif biasanya diukur dari 3 indikator, yaitu kontrol, inovasi dan efisien dalam mencapai sasaran yang ditargetkan. 

Dalam sebuah struktur organisasi, kita mengenal tingkatan hirarki. Semakin “flat” sebuah hirarki berarti tingkatannya semakin sedikit, sementara, jika semakin banyak tingkatan, berarti hirarki itu semakin “tall”. Flat dan tall tentu sangat dipengaruhi oleh kebutuhan organisasi tersebut. Akan tetapi, menurut Santoso dkk (2013: 26-27), terdapat garis korelasi antara jumlah hirarki dengan jumlah tenaga kerja dalam sebuah perusahaan. Organisasi dengan skala 1.000 karyawan, jumlah hirarki tidak lebih dari 4 tingkat, yaitu CEO, manajer departemen, supervisor dan tenaga kerja operasional. Sedang untuk organisasi yang memiliki jumlah 3.000 pegawai, rata-rata memiliki 6-7 hirarki.

Tentu saja hirarki tak sekadar tingkatan jabatan, tetapi yang lebih penting lagi adalah pembagian tanggung jawab atau job. Menurut Santoso dkk (2013: 31-32), hirarki dan tanggungjawab yang lazim terjadi di sebuah organisasi bisnis adalah sebagai berikut:

Jabatan	Tanggungjawab
CEO	Keuntungan/kerugian sebuah bisnis (yang merupakan tujuan mendasar dari sebuah organisasi bisnis)
First Line Management	Strategi bisnis jangka panjang, aktif berpartisipasi dalam pengembangan kebijakan perusahaan (penasihat CEO)
Top Management	Implementasi strategi fungsional
Middle Management	Distribusi aktivitas pekerjaan ke tingkat manajemen operasional
Supervisory	Sejenis junior managers yang bertanggungjawab melakukan pengawasan langsung kepada staf/tenaga kerja operasional

Badrudin (2013: 66), memberikan contoh salah satu pembagian tugas dalam perencanaan dalam tabel berikut ini:

Rencana	Jangka Waktu	Pembuat
Strategis	Panjang (> 5 tahun)	Manajemen puncak
Taktis	Menengah (1-5 tahun)	Manajemen puncak dan menengah
Operasional	Pendek (< 1 tahun)	Manajemen menengah dan bawah

Bagaimana dengan kasus bapak tadi? Dengan karyawan sejumlah 90 orang, menurut saya, si bapak perlu membagi minimal tiga level manajer. Pertama, top management, mungkin bisa beliau sendiri. Lalu ada level kedua, yang membawahi semua toko, dibagi minimal 4 fungsi: SDM, keuangan dan administrasi, pemasaran, dan operasional. Lalu, ada first line, yaitu supervisor masing-masing optik. Satu optik, ada satu supervisor yang melakukan aspek manajerial, minimal pengontrolan karyawan.

---

[1] Gibson, dkk. (hal. 18)

[2] Ibid (hal. 105)